איך בונים תוכן מוצלח ואפקטיבי לכנסים

השאלה החשובה ביותר בכנס היא: מה המטרה שלו? ברוב המקרים השאלה הזו לא נשאלת כי התשובות מוכנות מראש בסגנון “הקהל כבר מחכה לכנס הזה”, “כל שנה יש כנס וזה חשוב .. מה זאת אומרת מטרה?”, ואפילו תשובות כמו “כנס לא יכול להשיג מטרה. כנס זה רק כנס”. אז זהו… שלא!

כנס יכול לייצר תוצאות. ואני מדברת על תוצאות בזמן אמת. לא בעוד רבעון ולא בעוד שנה. עכשיו. השאלה היחידה היא איזו תוצאה הארגון רוצה להשיג וזה אכן השלב הראשון שעושים בתהליך בניית תוכן איכותי לכנס. דוגמאות למטרות שרוצים מהקהל (לקוחות, עובדים דילרים, שותפים וכד’): לצאת ל X פיילוטים, לשלוט במוצרים החדשים, לאשר תוכנית, לזכות בבלעדיות, לייצר פגישות המשך, למשוך שיתופי פעולה ועוד.

כשמתכננים מפגש גדול ומושקע מומלץ מאד להתייחס אליו כאל חלק מהאסטרטגיה של הארגון. לחבר אותו לתוכניות העבודה ולוודא כי הכנס הוא אמצעי לקידום המטרות הארגוניות והעסקיות. יש לכם קהל שבוי, השקעה אדירה ומספיק זמן הכנה מראש. אין סיבה שלא תשיגו תוצאות מדידות הניתנות לכימות ותהפכו את הכנס הזה מהשקעה לתוצאה.

אז איך עושים את זה? עובדים במתודולוגית BetterIMPACT ייחודית עבור בניית תוכן אפקטיבי המייצר תוצאות לכנסים, סדנאות ומפגשים פנים אל פנים עם קהל. בשלב הראשון בוחרים את המטרה לכנס. בשלב השני בונים את שלד המסרים השכלתניים והרגשיים ואז מתקבל שלד לוגי לתוכנית הכנס המבוסס את מודלים של שכנוע והשפעה. בשלב השלישי בונים את לו”ז הכנס בהתאם לשלד שהתגבש, מחליטים אילו תכנים יוגשו מתוך הארגון והאם יש צורך גם במרצים חיצוניים. כעת מתחילים להכין כל אחת מהמצגות באופן שמנגיש את התוכן בצורה מושכת, מרתקת, מעניינת, מסקרנת ובעיקר נותנת ערך. החלק של בניית התכנים הוא קריטי ביותר וזה מה שקובע בסופו של דבר אם הקהל שלכם יושב באולם ההרצאות במהלך הכנס, או מעדיף להיות בקפיטריה ולענות על מיילים מהעבודה. מדובר במלחמה על תשומת לב וכדי לזכות בה, עליכם להגיש תוכן מרתק לקהל. לא פחות מכך.

דבר נוסף שמטופל בשלב זה הוא בניית מערכת ההקשרים בין כל ההרצאות והמרצים. צריך לוודא שהם מזכירים אחד את ההרצאה של השני, מרימים להנחתה, עושים פרומו, מתייחסים לסוגיה שכבר נאמרה ועוד. באופן כזה, מרגיש הקהל שהכל חתיכה אחת ארוזה ומהודקת וקל לו לקבל את המסרים ומשם לבצע את הפעולה שאתם רוצים שהוא יעשה. בשלב הרביעי עוברים לשדרג את אופן הגשת התוכן. עובדים עם המרצים על יכולות הפרזנטציה שלהם ומוציאים מהם כריזמה בימתית שמעולם לא קיבלה טאצ’ והכוונה מקצועית. במקביל לעבודה עם המרצים מטעם הארגון, נעשית עבודה גם עם המרצים החיצוניים בעניין המסרים. אסור להזמין מרצה חיצוני ולסמוך על כך שידבר על דברים שמעניינים את הקהל שלך. רוב המרצים מדברים על מה שהם רוצים לקדם. כדאי ומומלץ ביותר לסכם איתם מסר ברור, לבקש מתווה של ההרצאה ואם צריך פגישת הכנה אז להתעקש על כך. אחרי הכל – אתם הלקוח ואת מטרות הכנס שלכם אתם רוצים לקדם.

הכותבת היא תמר צור, מומחית לתקשורת אפקטיבית ומייסדת שיטת BetterIMPACT ההופכת כל כנס מהשקעה לתוצאה

כתבה: תמר צור